回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
週120件の営業日報と提案書下書きを生成AIに任せてよい範囲は？
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 産業機械メーカー・従業員約300人
- 立場・部署
- 情報システム課（営業本部のAI活用推進を兼務）
- いま使っているツール・AI
- Salesforce、Microsoft 365、社内GPT（Azure OpenAI、社内データは未接続）
- 扱うデータ
- 営業日報は週約120件（1件300〜800字）。提案書は月約25件、過去PDFが約3,000件。顧客名・台数・納期・粗利が本文に入ります
- 予算・期間・社内ルール
- 顧客へ送る文面は営業課長の承認が必要。粗利率と仕入先名は社外秘。社内GPTへの学習利用は契約上オフです。営業のAI利用時間の上限ルールはありません
実現したいこと
日報の体裁揃えと提案書の構成案作成をAIに寄せ、営業が顧客対応に使える時間を1人あたり週2時間増やしたいです。ただし数値・納期・保証範囲は人が責任を持つ線引きを、チェックリストとして固定したいです。課長が承認するときに、AI作成箇所が分かるようにしたいです。
いま起きていること・困っていること
試験導入の営業12名が1か月使ったところ、日報作成は平均25分から10分になりました。一方、AIが「来週訪問予定」を確定事項のように書いた日報が6件あり、上長が実績と誤認しました。提案書では過去案件の納期を流用し、実在しない6週間納期を書いた案が1件、顧客送付直前で止まりました。どこまで下書きさせてよいか、部門長から「情シスで基準を出せ」と言われています。日報を社内GPTに貼る際、粗利まで入った本文をそのまま入れている人が半数います。
試したこと・調べたこと
- AIツールを自分で試した
- 社内で相談した
- ネットや本で調べた
日報テンプレートを「事実／所感／次アクション」に分け、事実欄はAIに書かせない運用を文書化しました。遵守は自己申告で、実際の入力はログ上区別できません。提案書は過去PDFを渡さず構成だけ作らせると中身が薄く、PDFを渡すと機密が混ざるジレンマがあります。営業企画とは「顧客送付前は必ず人が数字を照合」までは合意していますが、日報の誤記をどこまで許容するかで割れています。
聞きたいこと
- 日報と提案書それぞれで、AIに任せてよい工程と人が必ず確認する工程の分け方の実例を教えてください。
- 粗利・納期・顧客名を入力させない運用を、現場が守れる粒度でルール化するには何が必要ですか。
- 誤った確定表現が混ざった場合の、承認フロー上の最低限のチェック項目は何ですか。
補足
営業は約40名で、うち半数が客先常駐気味です。モバイルからの利用が中心になります。