回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
週8本の会議議事録をAI化したいです。決定事項の抜けを防げますか
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 製造業・従業員約300人
- 立場・部署
- 総務課（議事録・稟議・社内通知。課員4名のうち自分が議事を主担当）
- いま使っているツール・AI
- Teams、録音（参加者同意済みの社内会議のみ）、Word、SharePoint、ChatGPT（会社契約）
- 扱うデータ
- 経営会議・部門会議が週8本、1本45〜90分。文字起こしは1本8,000〜15,000字。参加者は8〜20名。未公表の受注・原価・人名が混ざる
- 予算・期間・社内ルール
- 録音の社外送信は禁止。文字起こしテキストは社内テナントのみ。個人の評価に関する発言は議事録に残さない社内慣行。翌営業日正午が提出期限
実現したいこと
文字起こしから「決定・保留・宿題（担当と期限）」を抜き出した標準フォーマットを自動で出したいです。宿題の担当や期限が会議中に決まっていない項目だけ、私が追記する運用にしたいです。1本あたり60分かかっている整形を20分以下にしたいです。
いま起きていること・困っていること
要約は速いのですが、決定と雑談の切り分けを誤り、発言者の不満を決定事項に書くことがあります。担当と期限が口頭のまま終わった宿題をAIが「決定済み」と書いてしまい、翌週誰も動かなかったことが今月2件あります。人名の漢字違い、製品の社内コードの誤変換も出ます。機密を伏せると論点が空になり、伏せないと原価が出ます。稟議の起案文に議事録をそのまま貼る人がいて、未確認のAI文が決裁に乗ることが心配です。
試したこと・調べたこと
- ネットや本で調べた
- AIツールを自分で試した
- 社内で相談した
「決定事項のうち担当者や期限がないものを挙げて」と頼むプロンプトは有効で、抜けの発見には使えています。一方、要約本文の品質は会議体ごとにばらつき、経営会議用の文体を部門会議に流すと現場から「堅すぎる」と戻されます。情シスには文字起こしの保持期間を90日にする案が出ています。
聞きたいこと
- 議事録作成でAIに任せてよい工程と、総務が必ず目視すべき項目（決定の有無、担当、期限、数値、社外秘）を分けてください。
- 担当・期限が会議で決まっていない宿題を、AIが埋めないようにする指示の書き方はありますか。
- 稟議に添付してよいAI議事録の条件（確認者、版、マスキング）をどう決めるべきですか。
補足
オンラインと会議室のハイブリッドで、発言の被りが多い会議が週2本あります。英語交じりの技術用語は社内用語集が未整備です。