回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
営業提案書の初稿作成を生成AIにどこまで任せてよいか？
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 産業機械商社・従業員約180人
- 立場・部署
- 営業企画担当（営業12人の資料作成を支援）
- いま使っているツール・AI
- PowerPointの社内テンプレート、見積Excel、SharePoint、ChatGPT Plus
- 扱うデータ
- 提案書は平均10〜14ページ。月に約20件。1件の作成に平均4.5時間。過去提案のPDFが約650件。原価・納期・在庫は案件ごとにExcelと担当者のメモに分散
- 予算・期間・社内ルール
- 見積金額・納期・保証範囲をAIが断定して書いてはいけない。追加ツール予算は今期なし。来月の展示会までに型を決めたい
実現したいこと
過去提案と公開スペックから構成と文章の骨子だけAIに作らせ、営業は顧客固有の数字と差別化ポイントの追記に集中したいです。1件あたりの作成時間を4.5時間から2時間以内にしたいです。社外に出す前の最終責任は営業担当に残したいです。
いま起きていること・困っていること
AIに「提案書を作って」と頼むと、体裁は整いますが、他社でも使える一般論になります。顧客の現場条件、既存設備との接続、前回失注の理由が入らず、営業がほぼ書き直しています。初稿は25分で出ますが、修正に約2.5時間かかり、削減幅は小さいです。過去PDFを読み込ませると、廃番製品や旧価格が混ざることがあります。数字を補完するよう指示すると、根拠のない納期や値引きを書いてしまうのが一番怖いです。
試したこと・調べたこと
- AIツールを自分で試した
- 社内で相談した
- ネットや本で調べた
テンプレートの見出しだけ固定し、案件概要を300字で渡す方法を5件試しました。構成は使える一方、導入効果の試算がすべて仮置きのまま断定口調でした。営業マネジャーからは「お客の数字に置き換わるまで出すな」と言われています。SharePointの最新版がどれか分からず、ファイル名に「最終_修正2」が並んでいる状態です。
聞きたいこと
- 提案書のうちAIに任せてよい部分と、人が必ず書くべき部分は、ページや項目の単位でどう分けるべきですか。
- 顧客固有の数値や失注理由が不足しているときに、AIが数字を補完しないようにする実務的な指示の型はありますか。
- 過去提案PDFを使う場合、廃番や旧価格を混入させないための最低限の前処理は何ですか。
補足
提案の決裁者は顧客の購買と現場の両方です。1スライドに情報を詰める社風で、おしゃれなデザインより社内資料に近い構成が好まれます。