回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
取引先から届く長いAI資料は、どこまで読んで差し戻すべきですか
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 業務用機器の卸・従業員約140人
- 立場・部署
- 営業事務の責任者（メンバー4名）
- いま使っているツール・AI
- メール、表計算、対話型AIは社内の法人版を2席。仕様の原本は共有フォルダ
- 扱うデータ
- 取引先からの仕様メモ、見積の前提、変更依頼。週25通ほど。1通8〜20ページ
- 予算・期間・社内ルール
- 受注判断は人が行う。存在しない型番を受けると返品になる。確認担当を増やす採用は今期ない
実現したいこと
人が全部読むのをやめ、頼んだ事実と、AIが足したと思われる箇所を分けて確認したいです。1通あたりの確認を40分から15分にしたいです。
いま起きていること・困っていること
以前は短い箇条書きだった変更依頼が、この2か月で長い文書になりました。文面は丁寧ですが、こちらが言っていないオプションや、カタログにない型番が月6件ほど混ざります。経験のある2人が読まないと真偽が分からず、その2人の確認だけで週に約16時間を使っています。読まずに差し戻すと「無視した」と言われ、最後まで読むと他の受注処理が遅れます。社内の対話AIに要約させると、もっともらしい短い文にはなりますが、誤った型番が残ったことが1件ありました。
試したこと・調べたこと
- AIツールを自分で試した
- 社内で相談した
直近20通を、頼んだ項目と文書にだけある項目に分けて表にしました。要約は2席の法人版で試し、型番と数量は原本と照合するルールにしました。営業部長は「先方の顔を立てて最後まで読め」と言い、事務側の時間の上限はまだ合意できていません。
聞きたいこと
- 長い依頼文書のうち、人が必ず読む箇所と、照合だけで済ませる箇所はどう分ければよいですか。
- 頼んでいない機能や実在しない型番を、角を立てずに差し戻す基準はどこに置くべきですか。
- 要約をAIに任せても、型番と数量の確認は何と突き合わせれば漏れが減りますか。
補足
送り主は既存の取引先が中心で、新規は週2通ほどです。契約条件そのものの交渉は営業担当が別途行っています。