回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
年末調整の案内をAIに書かせたら古い制度のまま出ました。使えますか
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 製造業・従業員約260人（扶養・保険料控除の提出対象は約240人）
- 立場・部署
- 総務・労務兼務（年末調整の案内・回収・不備催促を担当。給与計算は外部委託）
- いま使っているツール・AI
- 給与ソフト（委託先が操作）、社内ポータル、メール、ChatGPT（会社契約）、昨年の案内PDFと問い合わせメモ
- 扱うデータ
- 案内対象約240人。例年の問い合わせは11月に約90件。多いのは保険料控除の書き方、中途入社、配偶者の収入。提出期限は12月第1金曜
- 予算・期間・社内ルール
- 税額計算そのものは委託先。個人の所得・家族情報はAIに入れない。案内文の公開は人事部長承認。今年の制度確認は国税庁手引きとの突合が必須
実現したいこと
入社1年目でも迷わないQ&A付き案内をAIで下書きし、問い合わせを90件から50件以下にしたいです。不備の催促文も対象者の状況別に出したいです。計算や判定は人または委託先に残します。
いま起きていること・困っていること
昨年の案内、今年の提出期限、よくある質問メモを渡して案内文を作らせると、文体は分かりやすいです。ただし控除の書き方が昨年のまま出て、配る直前に手引きと見比べて3か所直しました。中途入社と育休の例外は質問メモに無く、AIが一般論で埋めて誤りになりました。従業員画面での記入ミスが多く、総務の修正時間が本丸なのに、案内をきれいにしても回収後の不備が残る不安があります。家族情報を例に出すと個人情報になるため、架空例の作り方も悩んでいます。
試したこと・調べたこと
- ネットや本で調べた
- AIツールを自分で試した
- 社内で相談した
昨年の問い合わせ90件を分類し、上位15問のQ&Aを作らせて人事部長まで確認しました。制度の年次更新だけは必ず手引き突合する、という手順は決まりました。給与ソフトのOCR（証明書読み取り）は委託先の新機能で未使用です。社内からは「AIが書いた案内は責任の所在が分からない」と一度差し戻されています。
聞きたいこと
- 毎年変わる制度を扱う社内案内で、AI下書きを使う場合の必須チェック工程を具体的に教えてください。
- 個人情報を入れずに、中途入社・育休・扶養変更の例外を間違えない渡し方はありますか。
- 案内文の承認者は人事部長のままでよいか、AI利用である旨を文面や社内に開示すべきですか。
補足
紙の控除証明書がまだ約4割残っています。問い合わせのピークは案内送付後4日間に集中します。