回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
議事録要約AIを全社展開したが週次利用率18%で定着しない原因は？
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 化学メーカー・従業員約350人
- 立場・部署
- 情報システム部・IT推進担当
- いま使っているツール・AI
- Teams、SharePoint、Azure OpenAI（社内GPTとして約300アカウント発行済み）
- 扱うデータ
- 週の会議は全社で約90件。文字起こしはTeamsのトランスクリプト。議事録テンプレートは部門ごとに5種類あります
- 予算・期間・社内ルール
- ライセンスとAzure利用料は年約420万円をすでに支出。経営は「使われていないなら縮小」と次四半期の判断を予告しています。強制利用の通達は人事が難色
実現したいこと
決定事項・担当・期限が揃った議事録を、会議後1営業日以内に残す運用を定着させたいです。利用率だけでなく、未記入の担当・期限が減ることまで成果にしたいです。縮小するなら、効果の出ている部門だけ残す判断材料が欲しいです。
いま起きていること・困っていること
全社展開から3か月で、週1回以上使う人は発行アカウントの約18%です。よく使うのは企画と情シスで、工場間接部門はほぼゼロです。現場からは「要約が決定と雑談を混ぜる」「固有の薬品名を別物に置き換える」との不満が出ています。研修は集合1回（40分）だけで、その後の個別支援はしていません。上長がAI議事録を公式記録として認めず、手書きメモを正とする部門が少なくとも4つあります。
試したこと・調べたこと
- AIツールを自分で試した
- 社内で相談した
- ネットや本で調べた
プロンプトを「決定・担当・期限・保留に分け、書かれていない項目は未確認と書く」に統一し、ポータルに掲載しました。利用率は18%から21%にしか伸びませんでした。工場部門へヒアリングしたところ、会議が立ち話でトランスクリプト自体が無いケースが半分近くだと分かりました。研修動画を15分で追加公開しましたが、視聴は42人で止まりました。
聞きたいこと
- 利用率18%の状態で、全社継続・部門限定・縮小の判断はどの指標で切るべきですか。
- 定着しない主因がツール精度・会議の取り方・上長の承認のどれかを切り分ける手順はありますか。
- 強制せずに利用率を3か月で40%超へ上げた事例に近い、現場負荷の低い打ち手は何ですか。
補足
文字起こし精度は会議室マイク環境で日本語が概ね使えますが、製造現場の騒音下では欠落が多いです。