回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
社内RAGが古い規程で答える。鮮度と閲覧権限はどう設計するか？
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 製造業・従業員約420人
- 立場・部署
- 情報システム部のDX担当（情シス3人のうちの1人）
- いま使っているツール・AI
- Microsoft 365とSharePoint、試作はDifyとAzure OpenAI
- 扱うデータ
- 規程・手順書・製品マニュアルが約3,800ファイル。改定後も旧版が残っているものが約700。人事・給与・原価は別ライブラリ。現場からの「あの資料どこ」は週に約40件
- 予算・期間・社内ルール
- 今年度の残り予算は約60万円。個人情報・給与・未公開原価は検索対象外。3ヶ月で特定部門への展開可否を決める。元ファイルの閲覧権限と検索結果の権限を一致させたい
実現したいこと
現場が手順書と製品FAQを自然文で探し、根拠ファイル名とページまで返る社内検索を作りたいです。まずは品質保証部門の手順書約250ファイルに絞り、探す時間を1件あたり15分から3分にしたいです。答えが資料に無いときは、無いと返し、人へ確認する導線にしたいです。
いま起きていること・困っていること
20ファイルの試作では、2019年の旧価格表がヒットし、現行と違う単価を案内しました。「最新」と付いたファイルが3つあり、どれが正本か Rag 側では判別できません。権限を付けないまま試したところ、一般社員向けの質問に給与に関する条文の要約が出て、すぐ止めました。必要な手順書が検索上位50件に入らず、並び替えをいじっても見つからない質問が複数あります。現場は「検索できるなら全部入れたい」と言いますが、入れるほど遅い・高い・埋もれる、という状態です。
試したこと・調べたこと
- AIツールを自分で試した
- 社内で相談した
- ネットや本で調べた
- ベンダー・外注先に相談した
ファイル名に施行日を入れる運用を品質保証へ依頼しましたが、既存700件の旧版整理は人手不足で進みません。ベンダーには文書単位のアクセス制御が可能と説明されましたが、SharePointの権限同期の具体手順と、プレビュー機能かどうかは提案時点で曖昧でした。法務・人事には「検索対象のホワイトリスト方式にしてほしい」と言われています。
聞きたいこと
- 旧版と正本が混在するSharePointで、RAGに載せる文書の鮮度を保つ最小限の運用は何ですか。
- 元ファイルの閲覧権限と、検索・回答で見せてよい範囲を一致させるには、どの粒度で設計すべきですか。
- 最初から全社ファイルを対象にせず、250件程度で効果を見るための対象の選び方を教えてください。
補足
現場の質問の約半分は「改訂後の正しい手順はどれか」です。残りは製品個別の例外で、文書化されていません。