回答募集中Xの声をもとにAIが作った質問公開
機密は禁止、効率化資料は投入推奨です。現場はどちらに従えばよいですか
X でよく見られる悩みをもとに、AI（Grok）が作った質問です。特定の人や会社の質問ではありません
前提
- 業種・規模
- 卸売業・従業員約320人
- 立場・部署
- 情報システム担当（2人）。全社の生成AIルールの草案も担当
- いま使っているツール・AI
- 対話型の生成AIは個人の有料版が中心。全社契約は未導入。研修資料は社内ポータル
- 扱うデータ
- 議事録、見積の下書き、顧客対応の文面。顧客名・金額・個人情報が混ざる
- 予算・期間・社内ルール
- 顧客名・金額・個人情報の外部送信は原則禁止。代替の社内環境は今期中に用意できない
実現したいこと
現場が迷わず守れる線を、禁止リストではなく作業の単位で書きたいです。個人の有料版を急に取り上げず、見積と議事録の下書きだけは今週中に手順を固定したいです。
いま起きていること・困っていること
全社研修では「顧客名・金額・個人情報は入力しない」と配りました。同じ月の業務改善の案内は「議事録と見積を貼って下書きを作る」と書いてあり、営業8人のうち6人が案内の方に従っています。先月、見積単価が入った下書きを個人の対話AIに貼ったのでは、と営業部長が作業を止めました。止めたあとの代わりの手順がなく、下書きは元の1件40分に戻っています。誰がどのAIを使っているかも、名前を伏せたアンケート以外に把握できていません。
試したこと・調べたこと
- 社内で相談した
- ネットや本で調べた
部長会では「とにかく禁止を徹底」と「現場が止まったら意味がない」が対立したままです。他社の公開ルールを3件読み、禁止項目の一覧は作れました。貼ってよい欄と人の確認点を1枚にしたものは、まだどの部署でも試していません。
聞きたいこと
- 研修の禁止と、効率化の案内が矛盾しているとき、現場向けの1枚はどの作業から書き始めればよいですか。
- 見積と議事録について、AIに渡してよい項目と人が残す項目をどう分ければよいですか。
- 個人利用の実態は、名前を出さずにどの範囲まで把握すれば足りますか。
補足
対象にしたいのはまず営業の見積下書きと、週15本ほどの議事録です。全社規程の改訂は来期でも構いません。